Comment recadrer un collaborateur
Tristan Ebel
L’un de mes clients, une grande société d’audit, m’a récemment formulé son souci sous cette forme :
« J’ai un collaborateur qui travaille très bien, c’est mon meilleur élément. Mais il ne contribue aucunement à l’équipe et du coup, ils s’en plaignent. Or, j’insiste sur ce point : je ne peux pas le perdre ».
Vous êtes probablement familier de cette situation. Nous avons là un collaborateur de valeur, celui qui en réalité travaille le mieux pour son dirigeant. Et il n’est simplement pas motivé.
L’outil adéquat pour gérer cela s’appelle l’entretien de recadrage.
C’est un sujet plutôt difficile car la plupart de mes clients éprouvent des difficultés à le faire.
Dans un entretien de recadrage, le plus gros souci que l’on rencontre est : l’incapacité du collaborateur à prendre conscience de son dysfonctionnement.
C’est ce souci qui bloque le changement chez lui. Il ne sait pas pourquoi, il ne comprend pas pourquoi il devrait changer quoi que ce soit. Et puis, pour lui, s’il en a pris l’habitude, ce n’est plus un dysfonctionnement, c’est devenu normal.
Ainsi la personne va dire :
« Je ne comprends pas pourquoi tu me reproches maintenant d’arriver en retard puisque cela fait des semaines que j’arrive en retard ! »
Nous avons donc bien là la plus grosse difficulté à gérer.
Alors, comment faire ?
1. Lui présenter les faits
La 1ère étape consiste à lui présenter les faits. C’est essentiel puisque sinon, si vous vous contentez de dire qu’il existe un souci à son propos, il se contentera de répondre :
« je ne vois pas de quoi tu parles »
et il trouvera toujours des excuses à son comportement.
Dites lui plutôt quelque chose de ce genre :
« Est-ce que tu sais pourquoi je te vois aujourd’hui ? »
La réponse sera souvent non, dans ce cas vous lui direz :
« Nous avons un problème avec toi au sein de l’équipe ».
Vous déclencherez immédiatement un refus de sa part :
« Je ne comprends pas pourquoi c’est moi que tu vois, je suis ton meilleur élément, etc.. ».
Vous pouvez à présenter lui présenter les faits :
« Mardi, tu étais en retard, mercredi tu étais en retard, jeudi aussi… »
La personne va généralement vous donner une foule de raisons expliquant pourquoi elle a été en retard. Des excuses, des justifications… Ne l’oublions pas. Lui-même trouve la situation normale.
Gardez le cap ! C’est un problème et il doit y faire face, ce n’est pas négociable.
2. Lui faire prendre conscience des conséquences
La 2ème étape consiste à lui faire prendre conscience des conséquences de ses actes
C’est à ce niveau qu’un certain nombre de managers commettent une même erreur :
Ce n’est pas au manager de dire ce qui ne va pas, ce n’est pas un sermon ! C’est au collaborateur d’en prendre conscience.
Entendons-nous bien sur ce point : c’est son travail, c’est son effort ! C’est lui-même qui doit voir en quoi cette situation n’est pas optimale. S’il ne le voit pas, il ne servira à rien de déployer un plan d’action ; il ne le suivra jamais.
Pour ce faire, posez-lui des questions de ce type :
- Pourquoi il n’est pas acceptable de ne pas soutenir ses collègues dans cette entreprise ?
- Quelles sont les conséquences d’un tel comportement ?
- Quel est l’impact pour l’entreprise ?
- Quel est l’impact pour ton client ?
N’hésitez pas à répéter ce type de questions jusqu’à temps qu’il vous donne la réponse. Vous pouvez aussi utiliser la notion du miroir et lui dire :
« Mets-toi à ma place. Que ferais-tu dans cette situation ? »
Il répondra souvent :
« je ne suis pas à ta place »
mais il faut persévérer jusqu’à ce qu’il comprenne de lui-même en quoi son attitude n’est pas correcte.
3. Un plan d’action correctif
La 3ème étape est souvent oubliée : quel plan d’action peut-il mettre en œuvre pour corriger ce dysfonctionnement ?
Là encore ce n’est pas au manager de dire ce qui doit être fait, c’est au collaborateur de le définir. C’est la personne elle-même qui doit expliquer comment elle va gérer son dysfonctionnement.
Nous avons là un très bon moyen de vérifier le niveau d’engagement réel du collaborateur puisque s’il n’a pas d’idées pour corriger ce qui ne va pas, alors c’est qu’il n’est pas réellement prêt de changer. Nous pourrions alors en conclure que l’étape 2 n’a pas été verrouillée.
4. Accompagner le changement
La 4ème étape est la plus importante ; il s’agit d’accompagner ce changement.
Fixez lui un objectif intelligent pour l’aider à accomplir ce changement. Et n’oubliez pas de le féliciter pour ses progrès.
Si jamais vous ne constatez aucun effort, vous saurez maintenant que quoi qu’il arrive, il ne changera pas et dans ce cas vous savez ce qu’il vous reste à faire : reprendre les actions énoncées plus haut de l’entretien de recadrage.
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