La planification efficace

Tristan Ebel

L’obsession d’un grand nombre de managers est le temps. Le temps passe trop vite. La journée se termine et je n’ai pu réaliser que la moitié ou même le tiers de ce que j’avais envisagé. L’essentiel de mon temps a été perdu en urgences qu’il fallait gérer et pour certaines simultanément.

Et oui… Entre le moment où l’on décide de ce qu’il faut accomplir et celui où les actions ont été faites, bien des péripéties peuvent survenir. Et l’on peut se retrouver avec un sentiment d’insatisfaction, parfois aussi de frustration devant tout ce qui n’a pas pu être fait comme prévu.

 

La solution ? Elle est simple. Il faut adopter un système de planification efficace. Sur quoi repose une telle approche ? Sur 4 principes essentiels.

 

Eviter la dispersion

L’un des facteurs qui occasionne le plus de temps perdu est la dispersion. Certains managers multiplient les supports sur lesquels ils notent ce qui doit être accompli : post-it, cahiers, to do lists, agendas, Outlook…

Pour y remédier, il faut choisir un support, quelqu’il soit mais un seul et n’utiliser que celui là.

 

Bien estimer le temps de réalisation

Si le temps de réalisation d’une tâche est estimé incorrectement, il peut s’ensuivre la déception de voir que seule une petite partie a été accompli. Pour l’éviter, il importe d’estime le temps de nos tâches en tenant compte de 5 facteurs :

.      réflexion,

.      préparation,

.      exécution,

.      vérification,

.      rangement.

Il est bon d’également tenir compte des des temps de passage d’une activité à une autre (déplacements, réflexions, pauses) et des temps de repas.

 

Planifiez la semaine dans sa totalité

Planifier au jour le jour peut être une source de frustration. Si vous prenez le point de vue d’une semaine entière, une tâche pourra être reportée du lundi sur le mardi, du mardi sur le mercredi, etc. tout en étant toujours sous contrôle.

 

Etablir un ordre dans la planification

J’ai tendance à conseiller d’adopter l’ordre suivant pour la définition du plan hebdomadaire.

1. Les priorités (gros cailloux, réunions, rendez-vous),
2. Les projets,
3. Les tâches récurrentes.

Dès que vous avez une action à faire (suite à un mail, un appel téléphonique, un SMS, un courrier, une réunion, etc.) et que vous ne pouvez pas traiter immédiatement, planifiez-la.

Pour terminer, vous pouvez aussi noter dans votre plan hebdomadaire certaines activités extra professionnelles incontournables (anniversaire, dîner, sorties…) et donc susceptible d’affecter votre emploi du temps.

Bonne gestion du temps !

Tristan Ebel – Intelligent Business