Comment gérer le temps
Tristan Ebel
Gérer son temps, optimiser ses tâches de façon à récupérer le maximum d’heures pour des activités opérationnelles est l’un des sujets les moins maîtrisés dans le monde du travail.
Quel est le défaut majeur à corriger là ? Le manque de recul, la pression, la course en avant !
Ce qu’il faut réaliser, c’est que vous avez 12 000 bonnes raisons de ne pas gérer votre temps et vous en aurez toujours 12 000, donc il faut savoir dire stop !
Comment remettre de l’ordre dans votre vie professionnelle ?
Etudiez votre définition de fonction, vos Entretiens Annuels d’Evaluation, quelles sont vos tâches, vos priorités ? vous devez vous concentrer sur ces objectifs en priorité, c’est là-dessus que vous serez jugés.
Commencez par supprimer tout ce qui peut l’être :
- réunions inutiles,
- mails dont vous êtes en copie et qui servent à rien, etc.
- tâches qui ne sont pas essentielles,
- etc.
Posez-vous la question, qu’est ce qui se passe si je ne fais pas telle tâche ? Est-ce grave, docteur 🙂 ?
- Pour moi ?
- Pour mon équipe ?
- Pour mon manager ?
- Pour l’entreprise ?
Si la réponse est que cela n’a pas de conséquence, supprimez cette tâche. Bien évidemment, informez les personnes concernées pour éviter tout problèmes.
Déléguez
Toutes les tâches qui appartiennent à vos collaborateurs doivent être traitées par vos collaborateurs.
Si cela vous semble difficile, regardez ma vidéo sur la délégation, elle vous explique comment faire.
J’ai eu une cliente DG qui n’avait pas le temps de travailler sur la stratégie et les sujets de fonds. Pourquoi ? Parce qu’elle était engluée dans les tâches opérationnelles, donc il n’y avait pas de DG, il y avait là un directeur opérationnel et ce n’était pas ce pour quoi l’entreprise avait requis ses compétences en premier lieu.
Redirigez
Posez-vous la question : est-ce à moi d’accomplir cette tâche ?
Est-ce que j’apporte une quelconque valeur ajoutée sur ce dossier ?
Si vous n’êtes pas en mesure d’apporter une valeur ajoutée quelconque, redirigez la tâche vers la bonne personne. Faites-le en bonne intelligence de façon à ne fâcher personne.
Recherchez les dates butoirs
Nous appelons ‘date butoir’ une date qui, si elle n’est pas respectée engendrera une conséquence peu agréable.
Triez vos tâches par ordre d’importance
En d’autres termes, triez-le selon un critère : de la plus à la moins forte conséquence. Vous aurez à ce moment-là une liste de priorités parfaite !
On le fait rarement mais il faut pourtant le faire.
Pensez à simplifier au maximum
Réfléchissez aux façons plus rapides de traiter vos tâches. Servez-vous des principes du Lean management pour enlever toutes les non valeurs ajoutées dans votre façon de travailler (procédures, méthodes, outils, etc.)
Planifiez ensuite !
Assurez-vous que vos tâches entrent dans votre agenda. Vous ne pourrez probablement pas faire entrer 12h de tâches dans 8h00 de temps ! Estimez vos durées et planifiez !
Au cas où une urgence se présenterait, utilisez les filtres dates butoir et importance et adaptez votre planning en conséquence.
Tout cela est bien beau, mais vous voulez savoir combien de temps mon client PDG a gagné ? 1,5 jour par semaine, et ce, au bout de deux mois.
Alors, amusez-vous bien !
Si vous souhaitez devenir un professionnel de ce sujet, suivez cette formation :
Améliorer sa gestion du temps